Kutipan dari: Makalah Bapak Agung Wijayadi IRJEN Kementerian Kominfo RI (23-25 Februari 2010 di Denpasar Bali)

PENINGKATAN DISIPLIN
(DALAM PELAKSANAAN TUGAS KEPROTOKOLAN)


PENINGKATAN DISIPLIN DALAM PELAKSANAAN TUGAS KEPROTOKOLAN
Pembahasan ini akan kita bagi menjadi 2 yaitu tentang PENINGKATAN DISIPLIN dan PELAKSANAAN TUGAS KEPROTOKOLAN .
Mengapa kita mengutamakan membahas PENINGKA TAN DISIPLIN?
Karena disiplin disebagian kalangan PNS dianggap sangat lemah, terutama dalam hal tata tertib, ketaatan pada peraturan, etos kerja, pemakaian pakaian seragam serta terhadap kesadaran kebangsaan, antara lain:

Sering meninggalkan kantor pada jam kerja
Datang terlambat dan pulang lebih cepat
Kurangnya kesadaran / tanggung jawab terhadap tugas yang dibebankan (tidak tepat waktu dalam menyelesaikan pekerjaan ) .
Acuh / tidak peduli pada disiplin diri .
Semangat nasionalisme menurun (enggan mengikuti wajib upacara)
Tidak taat terhadap pemakaian pakaian seragam (model, jadwal penggunaan)
Etika dan sopan santun kepada atasan, mitra kerja maupun kepada bawahan.

Kriteria DP3 (Daftar Penilaian Pekerjaan PNS)
1.Kesetiaan 5. Kejujuran
2.Prestasi Kerja 6. Kerjasama
3.Tanggung jawab 7. Prakarsa
4. Ketaatan 8. Kepemimpinan
Kedisiplinan aparat saat ini baru terfokus sebatas absen, padahal absensi hanya sebagian kecil dari faktor2 yang mempengaruhi tingkat kedisiplinan pegawai.
APAKAH DISIPLIN ITU?
DISIPLIN
~ Berasal dari kata latin “DISCIPLINE” yang berarti pengajaran, latihan, paksaan. sedangkan menurut kamus bahasa Indonesia, DISIPLIN berarti kepatuhan yang keras kepada peraturan- peraturan.
~ Disiplin merupakan suatu latihan untuk MENGEMBANGKAN SIFAT KONTROL TERHADAP DIRI SENDIRI sebab orang yang disiplin mampu mengendalikan diri secara obyektif sehingga mampu menggunakan kelebihannya pada saat dan tempat yang tepat terutama karena adanya keinginan untuk menghasilkan karya yang terbaik dan berguna bagi bangs a dan negara.
~ Dengan disiplin, akan tercipta ketertiban, dan dengan disiplin nantinya akan terpancar kejujuran. Dengan kejujuran, keputusan yang diambil akan dapat dilaksanakan secara cepat dan tepat. Dengan kejujuran juga akan diperoleh efisiensi penggunaan sumber daya, jadi Disiplin harus dilandasi dengan kejujuran dan keikhlasan / tulus .
KEDISIPLINAN adalah sikap mental untuk melakukan hal-hal yang seharusnya, pada saat yang tepat dan benar-benar menghargai waktu. Sebuah pengertian yang sederhana tetapi agak sulit untuk menerapkan konsep-konsep kedisiplinan sehingga membudaya ke dalam kehidupan kita sehari-hari. (Misalnya sudah ditentukan deadline tugas, namun karena malas mengerjakan atau senang menunda pekerjaan, akhimya penyelesaian tugas menjadi mulur, pekerjaan terbengkalai, akibatnya penilaian performance kurang baik ini adalah akibat dari kurangnya rasa tanggung jawab).
Peraturan dibuat untuk ketertiban bukan untuk membatasi kebebasan seseorang, melainkan untuk menciptakan situasi yang tertib.
MENGAPA HARUS DISIPLIN?
Disiplin merupakan syarat mutlak dan merupakan hal yang tidak bisa ditawar lagi untuk menegakkan kehidupan yang teratur. Keteraturan akan bermuara pada hal-hal positif dan disiplin akan mengubah menuju perilaku positif yang dapat mendukung kinerja organisasi.
Asumsinya adalah semakin baik pembinaan disiplin dilakukan, akan semakin baik pula perilaku ketaatan dan kepatuhan pegawai terhadap ketentuan dan tata tertib yang berlaku.
Orang yang sukses adalah orang yang selalu menerapkan kedisiplinan dalam kehidupan mereka sehari-hari. Bila kedisiplinan sudah menjadi bagian dari kesadaran atau budaya pribadi kita, berarti kita sudah membangun dasar terhadap kehidupan yang kuat sebagai seorang yang sukses dan selalu bersemangat.
Akibat tidak disiplin akan banyak menimbulkan kekacauan.
Misalnya : tidak tertib lalu lintas -> terjadi kecelakaan, macet, kerugian
tidak tertib menggunakan uang -> timbul hutang, korupsi /ketidak jujuran
tidak tertib kerja -> performance menurun, pelayanan publik buruk
PENANAMAN DISIPLIN :
Disiplin merupakan sikap mental I moral bukan terbentuk sejak lahir, dan tidak terbentuk begitu saja, bahkan tidak tumbuh dengan sendirinya, sehingga perlu ditanamkan dan dikembangkan dengan sebuah sistem pembiasaan dan penyuasanaan hidup berdisiplin dalam aktivitas keseharian hingga membudaya, dan pada akhirnya membentuk "sikap". Penanaman disiplin harus diberikan agar seseorang dapat mentaati peraturan tata tertib bukan karena ancaman atau hukuman tetapi dilaksanakan secara sadar dan sukarela taat terhadap peraturan yang merupakan kewajiban moral, sehingga pelanggaran disiplin dianggap sebagai kelalaian.
Disiplin yang terkandung dalam tradisi terbaik adalah disiplin yang dinamis, tidak membuat orang menjadi budak peraturan, tetapi membuat orang menjadi kreatif, bertanggung jawab dan bersemangat kerja tinggi.
Disiplin yang dilandasi oleh kesetiaan yang tulus adalah disiplin bathin dan bukanlah disiplin lahiriah belaka, hal ini akan dapat mewujudkan keteraturan, ketertiban, efisiensi dan juga kejujuran. Nilai-nilai disiplin semacam inilah yang perlu ditanamkan sehingga menjadi landasan bagi tumbuhnya disiplin nasional.
Untuk MENANAMKAN DISIPLIN DIRI:
1. Tetapkan tujuan, "prioritaskan diri" pada kebiasaan baik apa yang akan anda latih
sehingga lambat laun kebiasaan tersebut akan semakin melekat.
2. Mulailah dengan menerapkan disiplin pada hal-hal kecil
3. Buat jadwal dan laksanakan dengan ketat
4. "Konsisten" dalam melakukan kebiasaan baru. Tidak ada cara untuk membangun sebuah kebiasaan kecuali melakukan sebuah tindakan secara terus menerus berulang-ulang dengan disiplin. Berusahalah untuk senantiasa disiplin dengan jadwal yang telah terprogram. Apabila sekali tidak disiplin maka akan sulit untuk kembali melakukannya.
5. Semakin besar kemauan dan usaha anda, semakin cepat kebiasaan baik menjadi bagian dari hidup anda dan membawa dampak positif yang luar biasa.
6. Jangan mengukur seberapa lama kebiasaan itu anda lakukan, perhatikan kualitas perubahaan yang berhasil anda ciptakan. Jangan beri ruang dan waktu bagi kebiasaan buruk untuk tumbuh lagi.
7. Lakukan kebiasaan dengan sepenuh hati dan berkesinambungan - kemauan yang datang dari "kesadaran" akan menciptakan perubahan lebih besar dan permanen dibanding melakukan yang disebabkan oleh hukuman.
8. semakin aktif anda melakukan kebiasaan baru, semakin mudah melekat dalam kehidupan.
9. Pegang teguh komitmen untuk melakukan disiplin diri. Tanpa komitmen yang kuat dan kosisten dalam memperbaiki diri maka jangan berharap kehidupan anda hari ini dan esok bisa lebih baik dari hari kemarin.
PEMBINAAN TINGKAT DISIPLIN harus dilakukan secara baik, terarah dan berkesinambungan serta mencakup semua aspek. Latihan yang ditanamkan setiap hari dimaksudkan untuk menanamkan keinsyafan bertanggung jawab yang akan membuat seseorang biasa menerima perintah-perintah dan melaksanakannya dengan cepat dan tepat. Bila seseorang sudah terbiasa melakukan hal yang kecil-kecil dengan cepat dan tepat, maka ia akan dapat melaksanakan perintah-perintah yang jauh lebih besar dengan cepat dan tepat pula.
Contoh :
Latihan disiplin dalam pendidikan kemiliteran seperti bangun pagi-pagi, merapikan tempat tidur, senam pagi, kuliah, latihan olah raga, mencuci baju, menyeterika dan mempersiapkan baju serta sepatu, maupun belajar, latihan baris berbaris dan marching band yang dilakukan setiap hari tidak ada kaitannya dengan perang sebagai pasukan tempur, namun proses latihan fisik tersebut ditujukan untuk membentuk karakter, menempa sikap mental untuk disiplin terhadap waktu, melatih taat pada peraturan, menanamkan rasa tanggung jawab serta gigih berjuang hingga menjadi yang terbaik meskipun harus menghadapi tantangan terberat.
Menurut JOHN MAXWELL Penulis buku "Developing the leader within you" ada 4 hal yang harus kita perhatikan untuk melakukan pengembangan disiplin diri sehingga dapat membangkitkan potensi dahsyat yang ada dalam diri kita.
1. Start with yourself - Mulai dari diri sendiri (disiplin dari diri sendiri)
2. Start early - mulai sesegera mungkin
3. Start small- mulai sedikit demi sedikit/secara bertahap
4. Start now - lakukan sekarang juga.(yang terpenting adalah lakukan langkah pertama)
KEDISIPLINAN AKAN MEMBIASAKAN
KEBIASAAN AKAN MEMBISAKAN
KEBISAAN AKAN MENSUKSESKAN
Maka mari kuatkan disiplin diri agar sukses besar manjadi milik kita
Dalam menerapkan disiplin kita dituntut untuk melakukan hal-hal yang benar dan bukan hal-hal yang kita sukai
Untuk menjalankan DISIPLIN DIRI diperlukan usaha, kemauan dan pengorbanan, memang agak sulit menerapkan konsep disiplin hingga membudaya dalam kehidupan sehari-hari. (datang tepat waktu, selesaikan tugas pada waktunya, letakkan barang yang telah digunakan pada tempatnya kembali, sadar kebersihan dan kerapihan lingkungan dll).

Kita perlu meningkatkan KESADARAN DIRI AKAN DISIPLIN karena:
1. Musuh terbesar adalah diri sendiri, dan ada ketakutan untuk melakukan perubahan menjadi disiplin karena terjebak rutinitas dan berada dalam situasi yang nyaman atau ada ketergantungan pada orang lain. Jika Anda ingin sukses! Tegakkanlah DISIPLIN DIRI dengan tegas! jangan tunduk oleh perasaan malas, manja dan bosan. Ketegasan bukan berarti melakukan sikap yang keras dan kaku, ketegasan adalah suatu keputusan dari pilihan yang harns diambil, ketegasan harus bebas dari bimbang dan ragu.
2. Sudah mengetahui manfaat suatu perubahan tersebut tetapi tidak segera mengambil tindakan.
3. Perubahan harus dari dalam, jika hanya karena tekanan dari luar, anda akan mengalami konflik interpersonal.
4. Perubahan sikap tidak akan pernah bermakna secara penuh apabila hanya didasarkan pada munculnya rasa takut akan hukuman / sanksi atau apabila semata-mata hanya untuk mengejar reward.
5. Perubahan akan lebih bcrmakna apabila perubahan itu anda hayati sampai keperubahan mentalitas anda.
6. Gerakkan keberanian anda untuk keluar dari kebiasan lama kepada kebiasaan baru yang lebih produktif dan jangan takut memulai perubahan, mulai dari hal-hal yang kecil dan mau anda lakukan, mulai dari yang mudah kemudian beranjak ke hal-hal yang mungkin sulit untuk anda lakukan. Keberhasilan mengubah sesuatu yang sederhana akan memberikan semangat untuk berani mengubah sesuatu yang besar.
7. Tingkatkan kesadaran diri untuk membangun rasa tanggung jawab.
- Kesadaran diri berarti mengetahui dengan tepat apa yang sedang dialami
- Kesadaran diri menimbulkan respon dan sikap antisipasi, sehingga dapat mempersiapkan diri untuk menghadapi situasi.
- Kesadaran diri secara positif membangun sikap tanggung jawab dalam diri kita.
Disiplin seseorang tergantung kepada kepribadian masing-masing yang tercermin dalam sikap dan perbuatan tingkah lakunya.
Kesadaran berdisiplin akan dirasakan untuk kenyamanan mereka sendiri (tertib antri, tertib berlalu lintas, tertib membuang sampah dsb.)
PENINGKATAN DISIPLIN adalah upaya untuk meningkatkan disiplin agar:
a. Tercipta ketertiban, ketaatan, kepatuhan terhadap peraturan,
b. Terbentuk sikap mental, karakter dan sikap untuk dapat melakukan hal-hal yang
seharusnya pada saat yang tepat dan benar
c. Tertanam keinsyafan dan kesadaran bertanggung jawab
d. Tumbuh kepedulian pada lingkungan kerjanya
e. Memahami dan melaksanakan semua peraturan yang telah ditetapkan
f. Menghasilkan tingkah laku yang teratur, yang kemudian akan menjadi suatu.
"KEBIASAAN"dari serangkaian perilaku mencakup seluruh aspek taat kerja taat waktu maupun pendidikan kesopanan , yang menunjukkan nilai-nilai ketaatan, kepatuhan, kesetiaan, keteraturan dan ketertiban, serta pengembangan tabiat berkaitan dengan pengembangan sikap yang layak terhadap profesi agar seseorang mampu melaksanakan perintah-perintah secara cepat dan tepat walaupun dalam kondisi-kondisi yang paling gawat sekalipun

Dalam hal PENEGAKKAN DISIPLIN, langkah-langkah yang harus dilaksanakan adalah.
1. Berusaha memahami dan melaksanakan semua peraturan yang telah ditetapkan dengan selalu mengadakan introspeksi, sejauh mana penguasaan dirinya terhadap aturan maupun pelaksanaannya.
2. Menumbuh kembangkan kepedulian pada lingkungan kerjanya atas pelaksanaan aturan - aturan yang telah ditetapkan dengan kesadaran, bahwa penyimpangan pelaksanaan aturan oleh seseorang / sekelompok orang akan mempengaruhi pencapaian tujuan maupun perilaku kelompok secara keseluruhan.
Setiap orang wajib memelihara disiplin pribadi dengan cara :
1. Menumbuh kembangkan kesadaran bermasyarakat, berbangsa dan bemegara
2. Mewujudkan keteladanan baik dalam kehidupan kedinasan maupun bermasyarakat.
3. Melaksanakan semua peraturan dengan baik dan benar.
4. Menyadari hak dan kewajiban sebagai anggota masyarakat.
5. Melaksanakan perintah dinas dengan baik dan benar serta penuh rasa tanggungjawab
Sebagai unsur aparatur negara dan abdi masyarakat, PNS harns memiliki akhlak dan budi pekerti yang tidak tercela, berkemampuan melaksanakan tugas secara profesional dan bertanggung jawab.
Untuk menjaga kedisiplinan PNS:
1. Personal approach - atasan bawahan lakukan komunikasi aktif.
2. Ciptakan kreativitas yang mendukung terhadap kemampuan diri dalam berkarir di
bidangnya masing-masing.
3. Gunakan waktu uutuk bekerja dan [okuskan segalanya untuk mengabdi sebagai PNS
4. lkuti berbagai kegiatan diklat atau program pencerahan bidang SDM
5. Ciptakan bahwa keberadaannya sangat disukai, dibutuhkan, sehingga ketiadaannya dirasakan sebagai kehilangan.
6. Disiplin harus mendidik, jangan kaku dan beri motivasi kerja
7. Ada keteladanan
8.Konsistensi pimpinan dalam bersikap dan berperilaku
9.Sistem mekanisme harnsjelas dan mudah dipahami
10. Distribusi tugas yang merata
11. Reward dan punishment yang tegas dan jelas.
Dalam menegakkan disiplin, setiap atasan harus dapat :
1. Memberi contoh dan teladan pada setiap sikap dan tindakan tentang kepatuhan dan tunduk kepada disiplin dengan berpedoman kepada peraturan yang ada.
2. Menegakkan semua peraturan dengan baik dan benar.
3. harus dapat memegang teguh, memelihara disiplin sebaik-baiknya dan harus dapat memberi teladan
4. Mengambil langkah persuasif, preventif dan represif dalam setiap upaya pembinaan
disiplin.
5. Menerapkan pola penghargaan dan hukuman secara sehat, wajar dan obyektif.
6. menciptakan dan membina hubungan atasan bawahan secara serasi. (kebersamaan)
7. melaksanakan perintah dinas dengan baik dan benar serta penuh rasa tanggung jawab.

Kewajiban bawahan : percaya pada atasan, tunduk pada disiplin dengan segala keikhlasan dan kepatuhan.
Yang dapat ditempuh untuk pcnegakkan disiplin :
I. Penciptaan sarana pendukung tegaknya disiplin
a. Penyusunan peraturan dan tata tertib
b. Sanksi bagi pelanggar disiplin
c. Pembinaan disiplin melalui latihan kedisiplinan yang berkesinambungan dan terus menerus.
2. Faktor-faktor yang mempengaruhi disiplin
a. Besar kecilnya kompensasi
b. Keteladanan pemimpin
c. Adanya aturan yang dapat dijadikan pegangan
d. Keberanian pimpinan dalam mengambil keputusan
e. Adanya pengawasan pimpinan
f. Adanya perhatian kepada para pegawai
BUNGA RAMP AI KEPROTOKOLAN
DEFINISI PROTOKOL : Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan maupun acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan / atau kedudukan dalam negara, pemerintah atau masyarakat.
Protokoler adalah suatu kelaziman layaknya seorang tuan rumah menjamu tamunya, maka petugas protokol wajib mempersiapkan tempat yang nyaman, menyambut kedatangan tamu dengan baik, sopan dan ramah, mempersilahkan tamu masuk dan duduk, menawarkan minuman, menemani tamu, dan menghantar tamu meninggalkan tempat. Pada Intinya adalah sebuah pelayanan VIP ( PELA Y ANAN VIP: Memberikan Pelayanan kepada semua tamu / undangan VIP yang terikat pada kegiatan protokoler )
KEGIATAN PROTOKOLER dalam suatu acara adalah suatu bentuk pengaturan / tatacara yang menyangkut kehormatan pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut, baik yang bersifat lokal maupun internasional, mulai penjemputan, saat kedatangan hingga pengantaran.
PETUGAS PROTOKOL
Sangat disadari bahwa SDM adalah merupakan faktor terpenting yang akan merupakan penentu dalam pencapaian tujuan suatu organisasi.
Pengetahuan, ketrampilan dan sikap / KSA (Knowledge-Skill and Attitude) dari para personil akan mempunyai dampak yang sangat besar terhadap kinerja (performance), produksi (productivity) dan kualitas pelayanan (service quality).

Syarat-syarat protokol :
1. Memiliki mental & kepribadian tinggi serta pengetahuan dan pengalaman yang luas di bidang protokol.
2. Terampil dan Cekatan.
3. Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat/proaktif.
4. Peka terhadap pemasalahan/naluri dan responsif terhadap dinamika situasi serta kondisi.
5. Sederhana, ramah, sopan santun, rendah hati, mawas diri dan pandai membawa diri.
6. Tahu bagaimana menolak permintaan orang lain tanpa menyakitkan hati.
7. Tahu bagaimana cara meminta melakukan sesuatu dengan sopan.
8. Berpenampilan menarik dan sopan.
9. Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar.
10. katakan maaf dan terimakasih.
11. menyapa tamu dengan ramah dan sopan.
12. mencintai bidang penugasannya dan memiliki rasa setia kawan.
13. memiliki pengetahuan cukup mengenai bidang penugasannya.
14. Memiliki ketrampilan khusus tentang bagaimana seharusnya agar sesuai dengan seharusnya dan selayaknya.
15. Memiliki pola kreatifitas yang lugas, yang memungkinkan pemecahan masalah protokoler dengan cepat dan tepat.
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PETUGAS PROTOKOL
Hal-hal penting bagi petugas protokol antara lain:
1. 1 Jam sebelum kedatangan tamu, sudah siap di pos tempat bertugas.
2. Check semua kesiapan (tata meja, toilet, kendaraan)
3. Tidak diperkenankan memakai kacamata hitam
4. Pada acara round table dinner, petugas harus memiliki denah tempat duduk dengan menggunakan mutan abjad nama undangan dan nomer meja.
5. Hafal dengan pasti tempat masing-masing tamu. (menguasai lingkungan)
6. Mengetahui/Mengenal wajah tamu yang akan disambut.
7. Memudahkan tamu mendapatkan tempat duduknya.
8. Mengantar tamu sampai ketempat duduk.
9. Menjadi sumber informasi bagi tamu tentang tempat-tempat acara, jalan keluar dan toilet.
10. Mengatur posisi penjemput, Penjemput berjajar di sebelah kiri dari tamu yang datang dengan urutan yang paling senior berada di paling kanan jajaran tersebut.
11. Jabat tangan tuan rumah hanya kepada tamu yang paling dihormati, selanjutnya mengantar tamu untuk berjabat tangan dengan penjemput lainnya sambil diperkenalkm oleh tuan rumah. Setelah masuk ruangan, baru kemudian tuan rumah berjabat tangan dengan. tamu lainnya.
12. Petugas protokol harus menguasai wilayahnya sehingga tamu tidak di bawa kearah yang. salah atau duduk ditempat yang salah.
13. Mengarahkan tamu ketempat-tempat acara (cek ulang sebelum tamu datang).
14. Menyapa tamu dengan ramah dan sopan,
15. Saat acara berlangsung, tetap memperhatikan tamu VIP dari kejauhan kemungkinan tamu membutuhkan pertolongan.
16. Bekerjasama dengan petugas penerima RSVP tentang tamu:
- hadir atau tidak
- Jika hadir apakah beserta pendamping (isteri/suarni)
- Jika tidak hadir apakah ada yang mewakili / siapa?
17. Jika bertugas di ruang VIP, ikut aktif dalam pengawasan
- Toilet VIP (kebersihan dan kdcngkapannva)
- Hidangan untuk VIP
- Letak tempat-tempat penting di ruang VIP (Toilet, telepon, tempat ibadah)
18. Jika bertugas untuk menyambut VIP:
- Pada saat rnenutup pintu mobil, hati - hati, terhadap jari tangan tamu, tongkat komando dan pakaian / selendang lbu kemungkinan terjepit pintu mobil
19. Tetap pahatikan tamu VIP dari kejauhan (segera membantu jika ada yang tampak mencari-cari sesuatu)
20.Tugas pertama Saat datang adalah mencari infonnasi tentang tempat-tempat acara, susunan acara, tamu yang regret dsb. (mengingat dinamika situasi)
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEBAGAI PENDAMPING (LO)
Pendamping memptmyai tngas da.n tanggung jawab mendampingi tamu sejak kedatangan hingga kepulangan dengan tugas-tugas sb:
1. Harus mengetahui nama, pangkat dan jabatan tamu yang akan didampingi
2. Waktu kedatanganang, kendaraannya, tempat kedatmgan, tempat menginap.
3. Melakukan pengecekan tempat penginapan (letak kamar, kesiapan kamar, perlengkapan kamar, dan pengamanannya.), kendaraan penjemput, pengemudi.
4. Bertanggung jawab terhadap bagasi tamu
5. Catat rencana acara/siapkan buku panduan
6. Koordinasi dengan pihak terkait sebelum tamu datang kemungkinan adanya perubahan acara/tempat.
7. Apabila tamu menginap, pendamping menginap di hotel yang sama, apabila tidak, jangan sampai datang terlambat.
8. Memberikan catalan nomor telpon pendamping dan pengemudi kendaraan yang digunakan.
9. Kuasai tempat-tempat acara yang akan dikunjungi tamu.
10. Sebelum meninggalkan tamu untuk istirahat, ingatkan kembali untuk acara keesokan harinya, waktu yang tepat untuk berangkat, busana yang dikenakan dsb.
11. Ketika tamu akan pulang, check kembali keadaan kamar, sehingga tidak ada barang yang tertinggal di kamar.
12. Merekonfirmasi ticket pesawat untuk kepulangan tamu.
13. Ketahui dengan pasti, dimana kendaraan tamu harus berhenti di tempat acara untuk tamu turun
Tugas pendamping di bus
Membantu ibu-ibu naik dan turun dari bus
Menawarkan makanan kepada tamu
Penunjuk jalan ke tempat yang akan dituju
Memonitor kegiatan yang ada dengan HT atau telepon
Menjaga keamanan para tamu
Membantu para tamu bila ada kesulitan
Mendampingi dengan mengajak bicara
Pendamping tidak boleh ikut belanja
Apabila tamu akan berbelanja, pendamping harus menyiapkan Spidol, selotip besar/lakband. rafia. tas plastik, kardus kosong, gunting.
Mempersiapkan bangku untuk naik turun bus dan payung


LANGKAH-LANGKAH PERSIAPAN:
1.Laksanakan gladi kader, Gladi kotor dan Gladi bersih-untuk mengetahui kekurangan sehingga mempunyai kesempatan untuk memperbaiki atau mempersiapkan.
2.Check kesiapan pendukung termasuk Catering, pendukung acara dan kelengkapan tempat (AC, Lampu, Sound system, lift, dekorasi, hiburan)
3.Check tentang catatan tentang kehadiran undangan (hadir atau ragret) agar dapat dilakukan reposisi tata tempat.
4.Check susunan acara agar dapat berjalan mengalir.
5.Siapkan denah tempat duduk untuk memudahkan tamu mengetahui lokasi duduknya jika menghadiri round table dinner.
6.Siapkan alternative solusi jika terjadi trouble dan dinamika acara.
7.Nyalakan AC sebelum tamu datang, agar ruangan sejuk dan nyaman saat digunakan.
8.Perhatikan kebersihan ruangan, gorden, kursi, sterilkan dari lalat, laba-laba dan serangga lain (waspadai serangga pada bunga meja).
9.Beri wewangian ruangan yang segar dan nyaman.
10.Cek kebersihan peralatan makan (meskipun sudah dipersiapkan oleh catering).
11.Siapkan petugas khusus untuk melayani meja VIP atau meja tamu-tamu yang di khususkan. (terkait pengawasan dalam pelayanannya).
12.Tata penempatan meja-meja catering agar untuk menghindari crowded.
13.Makanan sebelum disajikan agar di check kualitas makanan (basi/hangat/dingin dsb).
14.Kelengkapan tata meja VIP/meja khusus (serbet, gelas, sendok, bunga dsb).

PERLU DISIAPKAN MELENGKAPI FASILITAS TEMPAT/KENDARAAN
1.VIP ROOM : harus bersih dan rapi
sediakan:
ruang sholat lengkap dengan sajadah, mukena, sarung.
Payung, PPPK, Peralatan makan minum, asbak, tissue basah dan kering, tempat sampah tertutup.
Refreshment (teh, kopi dan snack ringan).
Udara ruang yang segar bebas polusi (AC, fan, filter udara).
2. TOILET VIP ROOM: harus bersih, cek kondisi kloset,flush, maupun shower.
Perlu disiapkan:
Tempat sampah, sabun, tissue kering, sisir, handuk kecil, hair dryer, pewangi ruangan, tissue gulung, kamper, hairspray, after shave lotion.
Disiapkan dalam kotak : Pembalut wanita, jepit, arnal, benang jahit hitam, putih dan coklat, kancing, peniti, gunting lipat.
3. TEMPAT MENGINAP
Pesan Kamar, cek terlebih dahulu kondisi kamar dan toiletnya
kelas disesuaikan dengan standart pangkat/jabatan tamu.
Sesuaikan kamar dengan keinginan tamu (Smoking room/non smooking).
Sediakan bunga/buah dengan ucapan selamat datang, air mineral, (gelas, buah, tempat sampah, sandal jepit, tissue kering biasanya sudah disiapkan hotel).
Didalam lemari : hanger, sajadah, mukena dan sarung, pewangi lemari, kotakkotak berisi pembalut wanita, jarum dan benang, jepit dan arnal, peniti, kancing, gunting kecil.
Dikamar mandi: - sabun, sikat gigi, pasta gigi, shampo, sisir, hairspray, hairdryer, gelas, shower cap, handuk, tempat sampah, kaset, hanger.
Jika tamu tersebut adalah warga Negara asing, seringkali perlu disiapkan uang kecil yang berlaku di Negara tersebut yang dapat digunakan untuk tip pelayan hotel pada saat check in serta koran pagi.


4. DALAM KENDARAAN SEDAN : perlu disediakan:
Buah dalam Keranjang - permen - air mineral - Tissue basah dan kering tempat sampah kecil - bahan bacaan / koran - buku panduan acara.
(buah yang disarankan : jambu air, salak, anggur, rambutan, ke1engkeng, leci ­jangan pilih buah yang harus dikupas dengan pisau)
5. DALAM BUS VIP - sama dengan dalam kendaraan sedan ditambah kotak obat, kursi / bangku untuk naik bus, snack box untuk jarak jauh.
ATURAN NAIK KENDARAAN
1. Tuan rumah tidak diperkenankan masuk mobil sebelum tamu kehormatan masuk terlebih dahulu.
2. Setelah tamu dan tuan rumah duduk dalam mobil, baru pengemudi dan ajudan
/protokol masuk kedalam mobil
3. Pilihlah pengemudi yang rapi, tidak BB ( secara keseluruhan tampil bersih/rapi)
4. pengemudi harus bersepatu dalam melayani tamu
5. Sebelum mobil digunakan harus dicek terlebih dahulu kesiapannya (BBM, AC, air radiator, tekanan ban dan mobil dalam keadaan bersih)
6. Protokol harus mengetahui route perjalanan dan rencana kegiatan
7. Posisi duduk : Tuan rumah dibelakang pengemudi, tamu disamping tuan rumah, Protokol / ADC / SPRT duduk disamping pengemudi.
TERTIB ACARA HIBURAN
Apabila Tamu menghadiri acara dengan hiburan penyanyi, perIu diperhatikan agar:
1. Penyanyi berpakaian dan bertingkah laku sopan
2. Penyanyi tidak boleh mempermainkan tamu, misalnya mengajak joget dengan menarik paksa, mcnyodorkan mike dengan tiba-tiba untuk diajak menyanyi, mengajukan pertanyaan-pertanyaan dengan maksud melucu dsb.
3. Harus ditanyakan dulu kepada tamu, apakah berkenan jika diajak menyanyi.
4. lagu apa yang akan dinyanyikan, sehingga lagu tersebut tidak dinyanyikan oleh penyanyi.
5. Tamu yang dihormati biasanya menyanyi terakhir.

Baca selengkapnya...

IRJEN KEMENTERIAN KOMINFO (23-25 Februari Denpasar Bali)

1. Demoralisasi di lingkungan Kementerian Kominfo kata Pak Irjen Kementerian Kominfo.
• Maksudnya apa sih pak? Yang pasti belum saatnya mengukur tingkat kedisiplinan PNS dengan TNI lho Pak, tetapi memang harus dimulai sejak sekarang.
2. Hanya gara-gara Protokoler semua bisa jadi Contra Produktif.
• Pak Agung kasih contoh pada saat akan ada Penyematan Bintang Pak Ali Sadikin nggak dapat tempat duduk dia marah dan langsung pulang padahal bintangnya ya beliau. Waduh......repot juga ya.......

3. Istilah 102 Lingkungan Kementerian Kominfo sudah membudaya, Pak Agung menyetir kata-kata Pak Tifatul. Artinya adalah masuk jam 10 pulang jam 2, maknanya pagi karena macet pulang karena ngejar bis rombongan (jemputan).
• he...he...he...ternyata Pak Tifatul memperhatikan kehadiran karyawan kominfo lho...
4. Tahun 2011 terjadi REMUNERISASI Reformasi Birokrasi. Para Struktural yang punya anak buah mesti jadi teladan.
• Kalo di militer ada istilahnya yaitu Sutejo alias susu, telor dan kacang ijo.
5. DISIPLIN KEBANGGAAN

KERJA KERAS

KERJA CERDAS

KA BADAN LITBANG SDM
1. Dewan Suro adalah dewan suka rokok, identik dengan ahli hisab ya pak!....
• He...he..he...sama saja dong pak....
2. Marilah kita tonjolkan kekuatan logika bukannya logika kekuatan.
• Yang pasti jelas beda atuh...makanya jangan hanya menangkap makna eksplisit saja ya !!!
3. Jadi nomor satu “Peneliti Teladan” BEING RECOGNIZED, tidak cukup hanya memiliki PAK yang tinggi.
• Artinya tunjukkan kualitas peneliti, bukan hanya menuntut hak saja.

3 Aspek untuk percaya diri:
1. Behaviour (Kepribadian)
2. Brain (daya oleh pikir)
3. Beauty (citra visual)
You’ll never get a second chance to take the first impression.

Baca selengkapnya...

“HARUS DIAKUI BAHWA LOBY-LOBY KOMUNIKASI POLITIK FRAKSI DEMOKRAT MASIH LEMAH”

Tanggapan atas Sidang Paripurna DPR RI Tanggal 2-3 Maret 2010, tentang kasus Bank Century.

Luar biasa hiruk pikuk demokrasi di negara kita, karena begitu sulitnya mengambil sebuah keputusan padahal sudah ada loby dan tata tertib yang mengaturnya. Kemaren dalam Rapat saja sudah jelas-jelas dikatakan hanya memilih 2 opsi yaitu A dan C tetapi setelah melalui loby-loby selama 4 jam lebih tambah lagi 1 opsi yakni gabungan A dan C yang diusung oleh 4 fraksi yaitu Demokrat, PKB, PAN dan PPP.

Dengan terpaksa terjadilah pemungutan suara (Voting) untuk menentukan apakah opsi gabungan A dan C diterima ternyata hasilnya melalui pemandangan akhir fraksi-fraksi opsi gabungan A dan C kalah dengan tidak begitu telak.

Kemudian tengah malam diadakanlah voting secara terbuka yang juga dimenangkan oleh fraksi dan anggota DPR yang memilih opsi C (fraksi Golkar, PDI-P, PKS, Gerindra dan Hanura).

Namun demikian sebagian besar anggota PPP balik arah jadi memilih opsi C termasuk 1 orang dari F-KB yaitu Lily Wahid yang sangat berani memilih opsi C walaupun fraksinya memilih opsi A.

Ada beberapa catatan penulis:
1.Banyak anggota DPR-RI dari fraksi partai Demokrat yang baru pertama sekali terpilih periode 2009-2014, sehingga masih kategori pemula.
2.Ketua DPR yang berasal dari parpol Demokrat belum mampu pimpin sidang dengan baik, karena juga baru pertama sekali duduk di lembaga politik.
3.Kurang efektifnya elit-elit partai Demokrat dalam meloby partai besar atau partai lainnya.
4.Adanya oknum individu dari partai Demokrat yang mati-matian membela partai + eksekutif, tanpa melihat realitas sesungguhnya.

Solusi:
1.Hendaknya Ketua Dewan Pembina Partai Demokrat atau Ketua Umum Partai Demokrat belajar dengan baik, cara meloby partai-partai dalam memperjuangkan sesuatu.
2.Partai Demokrat mesti belajar banyak tentang komunikasi politik agar ke depan lebih piawai dalam berpolitik.
3.Kedepan agar pemerintahan berjalan dengan baik, parpol Demokrat mesti melakukan komunikasi politik yang intens.
4.Perlunya ditinjau ulang (renegoisasi) dengan mitra koalisi.

Betul kata pepatah:
Tidak ada kawan maupun lawan yang abadi di dunia ini, yang abadi adalah kepentingan artinya suatu saat kawan bisa jadi lawan, tapi suatu saat pula lawan dapat menjadi kawan .
HIDUP DAN SALUT POLITISI MUDA DPR-RI.
Ingat dan camkanlah wahai politisi pemula partai Demokrat..
Yang penting adalah membela dan mengungkap kebenaran dan keadilan; yang lebih penting lagi adalah menjaga KEUTUHAN NKRI.

Baca selengkapnya...